Connaissez vos droits
La collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels
L’Ontario a une loi qui protège vos renseignements personnels relatifs aux services que vous recevez de la Société Catholique de l’Aide à l’Enfance de Toronto.
Nous sommes tenus de respecter les règles de confidentialité prévues par la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille. Nous sommes tenus de conserver vos renseignements personnels en toute sécurité.
La Société Catholique de l’Aide à l’Enfance de Toronto s’engage à promouvoir le respect de la vie privée et à protéger la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet et des services que vous recevez. Vous avez le droit de savoir comment nous pouvons utiliser et communiquer vos renseignements de service à d’autres personnes, et comment vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels.
Renseignements personnels que nous recueillons et comment nous les utilisons et les divulguons
Nos dossiers comprennent des renseignements personnels recueillis pour vous fournir des services, y compris, par exemple, mais sans s’y limiter :
votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus de réunions avec vous ou votre famille, les services que vous avez reçus, les programmes auxquels vous avez participé, un certain nombre de rapports (notamment médicaux, criminels et psychologiques), des renseignements scolaires, des allégations et des constatations de mauvais traitements envers les enfants, des documents judiciaires, des interventions de la police, des antécédents criminels, vos points de vue ou opinions, les points de vue et opinions d’autres personnes à votre sujet et des renseignements sur votre race, votre lieu d’origine, votre origine ethnique, votre citoyenneté, votre religion, votre âge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre expression sexuelle, vos besoins culturels ou linguistiques, votre statut marital ou familial
Nous recueillons, utilisons et divulguons (c’est-à-dire partageons) des renseignements personnels principalement pour :
- enquêter sur les allégations selon lesquelles des enfants pourraient avoir besoin de protection et, s’il y a lieu, pour protéger les enfants;
- évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice pour un enfant ou de préjudice grave pour une autre personne ou un groupe de personnes;
- fournir des services aux enfants et à leurs familles en vue de protéger les enfants ou de prévenir les circonstances nécessitant la protection des enfants;
- s’occuper des enfants et surveiller les enfants sous notre surveillance;
- évaluer et approuver les foyers pour les enfants qui ne peuvent pas rester avec leur famille;
- placer des enfants en adoption;
- mener des activités d’amélioration de la qualité.
Dans les cas de protection de l’enfance, nous recueillons des renseignements sur les enfants qui ont subi un préjudice, qui risquent de subir un préjudice ou qui ont besoin de services de protection de l’enfance. Cela inclut les renseignements personnels de l’enfant et des autres personnes de son entourage. Nous recueillons ces renseignements directement auprès des enfants et de leurs familles ou indirectement auprès de membres de la communauté ou d’autres prestataires de services (p. ex., médecins).
Nous recueillons également des renseignements personnels sur les personnes qui souhaitent s’occuper d’enfants qui ne sont pas en mesure de rester sous la garde de leurs parents ou de leurs tuteurs légaux. Les renseignements personnels des parents d’accueil potentiels, des parents adoptifs et des d’un enfant sont recueillies au cours d’une période d’évaluation ainsi que sur une base continue pour les parents d’accueil, ainsi que pour les soignants membres de la famille élargie ou de la communauté.
À qui communiquons-nous les renseignements?
Nous partageons vos renseignements avec
- d’autres Sociétés d’aide à l’enfance (SAE),
- des prestataires de services (personnes ou organisations qui fournissent des services aux enfants et aux familles)
- d’autres tiers.
- Les renseignements recueillis par une SAE peuvent être communiqués à une autre SAE lorsque cette dernière a besoin de les connaître pour fournir des services de protection de l’enfance. La loi ontarienne autorise les SAE à échanger des renseignements entre elles et avec les autorités de protection de l’enfance de l’extérieur de l’Ontario dans le but d’évaluer, de réduire ou d’éliminer les risques de préjudice pour un enfant.
- Les prestataires de services sont des personnes ou des organisations qui fournissent des services aux enfants et aux familles. Nous ne communiquons les renseignements avec les prestataires de services qu’avec votre consentement (autorisation), et uniquement les renseignements que vous acceptez de communiquer dans la mesure où cela est nécessaire pour que les prestataires de services puissent fournir le service.
- Nous recevons parfois des demandes de renseignements de la part de tiers, telles que la police, des agences gouvernementales et des personnes impliquées dans des affaires judiciaires avec des bénéficiaires de services. Nous ne communiquons vos renseignements personnels avec des tiers que si nous avons votre consentement (autorisation) pour le faire, ou si nous sommes légalement autorisés ou tenus de fournir ces renseignements.
Vos choix en matière de consentement
Nous n’avons pas besoin de votre consentement pour remplir notre rôle principal d’agence de protection de l’enfance, qui consiste à protéger les enfants, lorsque la loi nous oblige à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels.
Il existe d’autres situations où vous avez le droit de prendre vos propres décisions en matière de confidentialité des renseignements. Lorsque nous vous demandons votre permission, vous pouvez choisir de refuser. Si vous dites oui, vous pouvez changer d’avis à tout moment. Si vous dites non, nous ne communiquerons plus vos renseignements, à moins que vous ne le souhaitiez. Votre choix de dire non peut être soumis à certaines limites.
Lorsque vous avez le droit de consentir, vous pouvez prendre vos propres décisions si vous en êtes « capable ». Si vous n’en êtes pas « capable », vous aurez un mandataire spécial qui prendra la décision à votre place. Les personnes qui peuvent agir en tant que mandataire spécial sont définies par la loi.
Pour les enfants, il n’y a pas d’âge légal auquel ils deviennent capables à prendre leurs propres décisions concernant leurs renseignements personnels. Si vous en êtes capable, vous pouvez prendre vos propres décisions. Toutefois, si vous avez moins de 16 ans, il y a quelques règles supplémentaires à connaître :
- Si vous n’êtes pas capable, vos parents ou autres tuteurs légaux prendront les décisions à votre place en tant que mandataire spécial.
- Si vous en êtes capable, vous prendrez vos propres décisions.
- Si vous en êtes capable, vos parents ou votre tuteur légal seront également autorisés à prendre certaines décisions concernant vos dossiers de service de renseignements personnels. Toutefois, ils ne pourront pas prendre de décision concernant les dossiers relatifs à un traitement ou à un conseil auquel vous avez consenti seul.
- Si vous en êtes capable, vos décisions en matière de renseignements prévaudront sur celles de vos parents ou tuteurs concernant vos renseignements personnels.
Comment conservons-nous les renseignements?
Le Réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE) est un système provincial de gestion de l’information utilisé par toutes les SAE.
Depuis le 31 mars 2015, il s’agit du principal outil de stockage des renseignements nécessaires à la prestation des services des SAE. Nous avons également des bases de données plus anciennes qui contiennent des dossiers électroniques antérieurs au RIPE, ainsi que des documents papier.
Mesures de protection
Your personal information must be kept private and secure.
Vos renseignements personnels doivent rester privés et sécurisés. Tous les membres de la SCAE sont liés par un accord de confidentialité. Nous devons protéger vos renseignements contre la perte ou le vol et veiller à ce que personne ne les consulte ou n’en fasse quelque chose s’il n’est pas associé à la prestation de services à votre égard ou s’il y est autorisé dans le cadre de son travail. Si vos renseignements privés sont divulgués, nous vous le dirons. Cela s’applique également à ce que nous saisissons dans le RIPE et dans d’autres systèmes d’information électroniques, ainsi qu’aux copies papier ou électroniques des dossiers, des rapports, des messages vocaux, des messages textuels et des courriels, et à tout autre moyen par lequel les renseignements personnels peuvent être consignés.
Accès et correction
Sauf exceptions limitées, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et qui concernent les services qui vous ont été fournis.
Si vous souhaitez avoir accès à vos états de service, vous pouvez le faire de la manière suivante :
- Contactez-nous par écrit à l’attention des services de divulgation à l’adresse suivante : 2206, avenue Eglinton E, Toronto (Ontario) M1L 4S7;
- Numéro de téléphone des services de divulgation au 416 395-1650;
- Par courriel au disclosure@torontoccas.org
Dans certaines situations, vous pouvez vous voir refuser l’accès à une partie ou à la totalité de vos renseignements personnels sur le service (ce refus étant conforme à la loi). Lorsque nous refusons l’accès à une partie ou à la totalité de votre dossier personnel, nous vous en donnons la raison, par écrit, et vous expliquons vos droits de porter plainte contre cette décision.
Nous nous efforçons de maintenir votre dossier personnel de renseignements exact et à jour. Vous pouvez nous demander de corriger votre dossier de renseignements personnels si vous pensez que les renseignements sont incorrects ou incomplets. Nous effectuerons la correction ou vous informerons par écrit si nous ne sommes pas en mesure de le faire, et pourquoi. Si nous ne sommes pas en mesure d’apporter la correction que vous avez demandée, vous pouvez rédiger une déclaration de désaccord et nous joindrons cette déclaration à votre fiche de service.
Si vous souhaitez corriger des renseignements personnels figurant dans votre dossier de service, vous pouvez le faire de la manière suivante :
- Contactez-nous par écrit à l’attention de la responsable de la protection de la vie privée, Dawn Boucher, à l’adresse suivante : 2206, avenue Eglinton E., Toronto (Ontario) M1L 4S7;
- Par courriel à d.boucher@torontoccas.org
Pour de plus amples renseignements ou des plaintes
Si vous souhaitez obtenir une copie de notre politique de confidentialité, elle vous sera fournie.
Nous vous encourageons à communiquer avec votre agent de la SCAE pour toute question ou préoccupation concernant nos pratiques en matière d’information. Vous pouvez également joindre notre responsable de la protection de la vie privée par courriel, par téléphone ou par écrit :
Dawn Boucher, responsable de la protection de la vie privée; Téléphone : 416-395-0560; courriel : d.boucher@torontoccas.org
Si, à tout moment, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été traitées à votre satisfaction, vous avez le droit de vous plaindre auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. La Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario est responsable de veiller au respect des lois sur la protection de la vie privée en Ontario.
La commissaire peut être jointe à l’adresse suivante :
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario) M4W 1A8
- Téléphone : 416-326-3333 ou 1-800-387-0073 ATS : 416-325-7539
- Télécopieur : 1-416-325-9195; Courriel : info@ipc.on.ca
- Site Web: www.ipc.on.ca
Comment demander l’accès à vos dossiers
Depuis le 1er janvier 2020, la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille donne aux personnes qui ont reçu des services d’une société d’aide à l’enfance le droit de demander à voir et d’obtenir une copie des renseignements personnels les concernant qui se trouvent dans les dossiers de services qui leur sont destinés et qui sont détenus par la SAE.
Vous pouvez faire une demande d’accès à vos renseignements personnels dans ces dossiers.
Un parent ayant la garde d’un enfant de moins de 16 ans peut demander des renseignements personnels sur son enfant, sous réserve de certaines exceptions. Si vous êtes une personne ayant la garde d’un enfant et que vous souhaitez demander des renseignements personnels sur votre ou vos enfants âgés de moins de 16 ans, veuillez fournir le(s) nom(s), la(les) date(s) de naissance de votre ou de vos enfants et confirmer que vous êtes un parent ou un tuteur ayant la garde de l’enfant. Dans certaines circonstances, nous pouvons vous demander de fournir des documents confirmant votre autorité pour faire la demande à la place de votre enfant.
